总体要求是：层次分明，事实清楚，简明扼要，实话实说。
在起草的实践中，要注意做到“三少三多”：
一是少讲过程性的东西，多讲实质性的东西。常见一些汇报材料用相当大的篇幅反映开了多少个会进行传达，组织了多少次学习讨论、开展了多大声势的宣传活动等，看了半天还见不到实质性的内容，等看到实质性的内容时已经快结束了。其实过程性的东西根本没有必要多讲，顶多几句话带过去就行了，重点要放在你这个地方或单位究竟是怎么贯彻的，做了哪些实际工作。如果情况不明，就要通过各种渠道去了解，而不能呆在办公室里闭门造车、无病呻吟，老是开会呀、学习呀、讨论呀，你不说上级也知道，还用得着什么汇报材料？ 特别是要注意，数字类的数据，要讲清说明，纵向比、横向比，都要体现出来。
二是少讲空话套话和恭维话，多讲上面想听的真话和实话。有些汇报材料老是在那里围绕上级某项工作部署谈认识，人家上级文件和领导讲话已经讲得清清楚楚，他又搬过来唠叨一遍；有的则是大段大段地评价上级某项决策如何如何英明正确，如何如何必要和及时，又是如何如何切合本地本部门的实际情况，简直把上级捧到天上。但上级不需要“天上”，只需要“地上”的实实在在的情况，你为什么不着重反映呢？
三是少讲一般性的贯彻情况，多讲重点的、有特色的贯彻情况。有些汇报材料看起来写的很具体、很实在，但面面俱到，繁杂琐碎，看完后不能给人留下深刻印象。全面反映情况是对的，但是要分清哪些详写、哪些略写，把重点、亮点显现出来。应当看到，虽然同是贯彻上级部署，但各地有各地的做法，各地有各地的重点和特点，我们在写材料的时候要把笔墨重点放在这上头，尤其要把那些从实际出发创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去，而这也是上级领导机关需要了解的。
